Statybos įmonėse buhalterinė apskaita dažnai tampa ne tik finansų skyriaus darbu, bet ir didele administracine našta visai įmonei. Daug duomenų buhalterijai atsiranda kituose procesuose: registruojant klientų užsakymus, ruošiant sąmatas, užsakant medžiagas, pajamuojant gautas prekes, nurašant medžiagas projektams, formuojant atliktų darbų aktus, skaičiuojant darbo laiką ir atlyginimus.

Jeigu šie procesai vykdomi atskirose programose arba Excel lentelėse, buhalterei tenka didelę dalį duomenų suvesti rankiniu būdu. Tai užima daug laiko, didina klaidų riziką ir apsunkina realios projekto savikainos bei įmonės finansinių rezultatų kontrolę.

AIVA finansinės buhalterinės apskaitos sprendimas padeda šią problemą spręsti automatizuojant duomenų perdavimą iš statybos projektų valdymo procesų į apskaitą.

Daugelyje statybos įmonių buhalterinė apskaita tvarkoma atskirai nuo projektų valdymo. Tokiu atveju informacija apie projektus, medžiagas, darbus, subrangą ir sąskaitas pirmiausia atsiranda vienoje vietoje, o vėliau dar kartą suvedama į apskaitos programą.

Dažniausios problemos:

• pirkimo ir pardavimo dokumentų duomenys rankiniu būdu perrašomi į buhalterinę programą;
• tie patys duomenys dubliuojami keliose sistemose;
• atsiranda klaidų dėl rankinio duomenų įvedimo;
• sąskaitos, aktai, medžiagų nurašymai ir kiti dokumentai ne visada laiku patenka į apskaitą;
• projekto savikaina matoma pavėluotai;
• vadovui sunku realiu laiku matyti finansinį projekto rezultatą;
• buhalterija daug laiko skiria techniniam duomenų suvedimui, o ne analizei;
• didėjant projektų skaičiui reikia daugiau administracinio darbo.

Statybos įmonėje tai ypač svarbu, nes kiekvienas projektas turi savo sąmatą, medžiagas, subrangovus, atliktų darbų aktus, darbuotojų darbo laiką ir sąskaitas. Jeigu šie duomenys nėra susieti, projekto pelningumą sunku kontroliuoti vykdymo metu.

Kaip AIVA sumažina rankinį buhalterijos darbą?

AIVA sistemoje pagrindiniai apskaitai reikalingi duomenys atsiranda automatizuojant kasdienius įmonės procesus.

Pavyzdžiui:

• iš užsakymo ir sąmatos formuojami komerciniai dokumentai;
• iš atliktų darbų aktų formuojamos sąskaitos klientams;
• iš tiekimo užsakymų ir gautų sąskaitų formuojami pajamavimo dokumentai;
• medžiagos nurašomos konkretiems projektams;
• darbo laiko ir atliktų darbų duomenys naudojami atlyginimų skaičiavimui;
• projektų savikaina formuojama pagal realius darbų, medžiagų, subrangos ir kitus duomenis.

Todėl buhalterei nebereikia visų šių duomenų įvedinėti nuo nulio. Ji gali tikrinti, patvirtinti ir kontroliuoti duomenų teisingumą, o ne kartoti darbą, kuris jau buvo atliktas projektų valdymo, tiekimo ar darbų apskaitos procesuose.

Du darbo variantai: su turima apskaitos programa arba su AIVA apskaita

AIVA finansinės apskaitos sprendimą galima naudoti dviem būdais.

1. Duomenų perdavimas į jau naudojamą buhalterinės apskaitos programą

Jeigu įmonė jau turi savo buhalterinės apskaitos programą, AIVA projektų valdymo sistema gali būti naudojama kaip pirminių duomenų šaltinis.

Tokiu atveju AIVA padeda automatizuoti projektų, medžiagų, darbų, sąskaitų ir kitų dokumentų paruošimą, o reikalingi duomenys gali būti perduodami į buhalterinės apskaitos programą.

Tai leidžia sumažinti rankinį duomenų suvedimą ir išsaugoti įmonei jau įprastą finansinės apskaitos sistemą.

2. AIVA finansinės buhalterinės apskaitos moduliai

Mažesnėms arba naujoms įmonėms, kurios dar neturi savo apskaitos programos, AIVA gali pasiūlyti finansinės buhalterinės apskaitos, turto apskaitos ir priminimų skolininkams siuntimo modulius.

Tokiu atveju visa informacija – nuo kliento užsakymo iki sąskaitų, medžiagų apskaitos, skolų kontrolės ir finansinių ataskaitų – gali būti valdoma vienoje sistemoje.

Kodėl tai naudinga statybos įmonei?

Pagrindinė nauda atsiranda dėl to, kad apskaita nebėra atskirta nuo projektų valdymo.

Kai duomenys iš projektų, darbų, medžiagų ir subrangos procesų automatiškai patenka į finansinę apskaitą, įmonė gali greičiau matyti realią finansinę situaciją.

Nauda įmonei:

• mažiau rankinio duomenų suvedimo;
• mažiau klaidų buhalteriniuose dokumentuose;
• greitesnis pirkimo ir pardavimo dokumentų apdorojimas;
• tikslesnė projektų savikaina;
• aiškesnis kiekvieno projekto pelningumas;
• greitesnės finansinės ataskaitos;
• geresnė skolų ir atsiskaitymų kontrolė;
• mažesnės administravimo sąnaudos;
• daugiau laiko buhalterinei analizei, o ne techniniam duomenų įvedimui.

Projekto savikaina ir pelningumas realiu laiku

Statybos įmonėms ypač svarbu žinoti ne tik bendrą įmonės finansinį rezultatą, bet ir kiekvieno projekto savikainą bei pelningumą.

AIVA padeda sujungti šiuos duomenis:

• kliento užsakymo ir sąmatos duomenis;
• atliktų darbų aktus;
• medžiagų pirkimus ir nurašymus;
• subrangovų darbus;
• darbuotojų darbo laiką;
• mechanizmų ir įrankių naudojimą;
• išrašytas sąskaitas;
• gautus apmokėjimus.

Kai šie duomenys kaupiami vienoje sistemoje, vadovas gali greičiau matyti, ar projektas vyksta pagal planuotą biudžetą, ar sąnaudos nepradeda viršyti sąmatos ir ar klientas laiku apmoka sąskaitas.

Buhalterijos vaidmuo keičiasi

Naudojant automatizuotą apskaitos sprendimą, buhalterijos darbas tampa mažiau techninis ir labiau analitinis.

Vietoje nuolatinio sąskaitų, medžiagų, aktų ir kitų dokumentų perrašymo buhalterė gali daugiau dėmesio skirti:

• duomenų patikrinimui;
• apskaitos kontrolei;
• skolų analizei;
• projektų pelningumo stebėjimui;
• vadovui reikalingų finansinių ataskaitų paruošimui;
• finansinių rizikų pastebėjimui.

Tai ypač aktualu augančioms įmonėms, kurios nori didinti projektų skaičių nedidindamos administracijos proporcingai.

Kada verta rinktis AIVA finansinės apskaitos automatizavimą?

Šis sprendimas ypač naudingas, jei įmonėje:

• vykdoma daug statybos ar remonto projektų;
• daug sąskaitų susiję su konkrečiais objektais;
• medžiagos perkamos ir nurašomos projektams;
• dirbama su subrangovais;
• reikia matyti projektų savikainą ir pelningumą;
• buhalterija daug laiko skiria rankiniam duomenų suvedimui;
• vadovai nori greičiau gauti finansines ataskaitas;
• norima sumažinti klaidų ir duomenų dubliavimo riziką.

Išvada

Finansinė buhalterinė apskaita statybos įmonėje neturėtų būti atskirta nuo projektų valdymo. Kuo daugiau duomenų apskaitai formuojama automatiškai iš realių įmonės procesų, tuo mažiau reikia rankinio darbo ir tuo greičiau vadovai mato tikrą finansinę situaciją.

AIVA finansinės buhalterinės apskaitos sprendimas leidžia sujungti projektų valdymą, medžiagų apskaitą, darbų aktavimą, subrangą, sąskaitas ir atsiskaitymus su finansine apskaita.

Tai padeda sumažinti administravimo sąnaudas, išvengti duomenų dubliavimo, greičiau matyti projektų savikainą ir priimti geriau pagrįstus valdymo sprendimus.

Platesnis techninis sistemos aprašymas

Šiame puslapyje pateiktas bendras AIVA finansinės buhalterinės apskaitos sprendimo aprašymas ir nauda statybos įmonei.

Detalesnį techninį AIVA buhalterinės apskaitos sistemos funkcijų aprašymą rasite žemiau paspaudę nuorodą