Dokumentų valdymo sistema statybos įmonėms

Statybos įmonėse kasdien tvarkoma daug skirtingų dokumentų: sutartys, įsakymai, gaunami ir siunčiami raštai, aktai, įgaliojimai, tiekimo sutartys, darbuotojų paskyrimai į objektus, projektų dokumentai ir kiti su veikla susiję failai.

Kai dokumentai saugomi skirtingose vietose – darbuotojų kompiuteriuose, el. pašte, bendruose kataloguose ar popieriniuose segtuvuose – tampa sunku greitai rasti reikiamą dokumentą, kontroliuoti jo vykdymą ir užtikrinti, kad atsakingi darbuotojai laiku atliktų jiems pavestas užduotis.

AIVA dokumentų valdymo sistema padeda statybos įmonėms centralizuotai registruoti dokumentus, juos susieti su klientais, projektais, objektais ir atsakingais darbuotojais, kontroliuoti vykdymo terminus bei greitai rasti visą reikalingą informaciją.

Kokias problemas sprendžia dokumentų valdymo sistema?

Statybos įmonėse dokumentų valdymo problemos dažniausiai atsiranda ne todėl, kad dokumentų nėra, o todėl, kad jie nėra vienoje sistemoje ir nėra aišku, kas už ką atsakingas.

Dažniausiai pasitaikančios problemos:

• dokumentai saugomi skirtingų darbuotojų kompiuteriuose arba el. pašto dėžutėse;

• sunku greitai rasti senesnes sutartis, aktus, įsakymus ar gautus raštus;

• neaišku, kuris darbuotojas turi įvykdyti su dokumentu susijusią užduotį;

• dokumentų vykdymo terminai kontroliuojami rankiniu būdu;

• dalis dokumentų užduočių pamirštama arba atliekama pavėluotai;

• dokumentų registrai vedami Excel lentelėse arba popieriniuose žurnaluose;

• tie patys dokumentai dubliuojami keliose vietose;

• vadovui sunku matyti, kurie dokumentai jau įvykdyti, o kurie dar laukia darbuotojų veiksmų;

• projektų dokumentai nėra patogiai susieti su klientais, objektais ir užsakymais.

Tokios problemos didina administracinio darbo apimtį, apsunkina atsakomybės kontrolę ir gali sukelti riziką, kad svarbūs dokumentai ar jų vykdymo terminai bus praleisti.

Kaip veikia AIVA dokumentų valdymo sistema?

AIVA dokumentų valdymo modulis leidžia registruoti gaunamus, siunčiamus ir vidinius dokumentus į elektroninius registrus.

Dokumentai gali būti registruojami pagal jų rūšį, pavyzdžiui:

• įsakymai;

• įsakymai dėl atostogų;

• įsakymai dėl nedarbingumo;

• gauti dokumentai;

• siunčiami dokumentai;

• sutartys;

• įgaliojimai;

• tiekimo sutartys;

• kiti įmonės dokumentai.

Registruojant dokumentą galima įvesti pagrindinius duomenis, pridėti failą, priskirti dokumentą bylai pagal dokumentacijos planą, nurodyti atsakingą darbuotoją ir, jei reikia, perduoti dokumentą vykdymui.

Dokumentų paieška vienoje sistemoje

Vienas svarbiausių dokumentų valdymo sistemos privalumų – greita dokumentų paieška.

AIVA sistemoje dokumentų galima ieškoti pagal įvairius kriterijus:

• dokumento pavadinimą;

• dokumento rūšį;

• dokumento numerį;

• datų intervalą;

• projekto numerį;

• projekto pavadinimą;

• atsakingą darbuotoją;

• įmonės pavadinimą;

• objekto adresą;

• dokumento patalpinimo datą.

Tai leidžia greitai surasti ne tik dokumentus, užregistruotus dokumentų modulyje, bet ir failus, kurie buvo sukurti ar patalpinti kituose AIVA sistemos moduliuose.

Statybos įmonei tai ypač svarbu, nes vieno projekto dokumentai gali atsirasti skirtinguose procesuose: konkurso metu, ruošiant pasiūlymą, sudarant sutartį, vykdant darbus, ruošiant aktus ar derinant atsiskaitymus.

Dokumentų vykdymo kontrolė

Ne visi dokumentai yra tik archyvuojami. Dalis jų reikalauja darbuotojų veiksmų: paruošti atsakymą, suderinti sutartį, patikrinti gautą raštą, perduoti informaciją projekto vadovui, paruošti įsakymą ar atlikti kitą užduotį.

AIVA sistemoje užregistruotam dokumentui galima priskirti vykdytoją, nustatyti įvykdymo terminą ir aprašyti, ką darbuotojas turi padaryti.

Dokumentas automatiškai atsiranda vykdytojo darbo plane. Darbuotojas gali matyti jam priskirtus dokumentus, peržiūrėti failus, įvesti informaciją apie atlikimą ir pažymėti, kad užduotis įvykdyta.

Jeigu dokumentą turi tvarkyti keli darbuotojai, jis gali būti perduodamas iš vieno vykdytojo kitam. Taip galima valdyti dokumento kelią įmonės viduje ir aiškiai matyti, pas kurį darbuotoją dokumentas šiuo metu yra.

Automatiniai priminimai apie terminus

Kad svarbūs dokumentų vykdymo terminai nebūtų praleisti, sistema gali automatiškai priminti darbuotojams apie artėjančias užduotis.

Administratorius gali nustatyti, prieš kiek laiko turi būti rodomas priminimas. Priminimai gali būti pateikiami darbuotojo ekrane, o prireikus – siunčiami el. paštu arba SMS žinute.

Tai padeda sumažinti vėlavimų riziką ir užtikrina, kad dokumentai būtų tvarkomi ne tada, kai kas nors prisimena, o pagal nustatytus terminus.

Dokumentų ruošimo automatizavimas

AIVA sistema gali padėti ne tik registruoti jau paruoštus dokumentus, bet ir formuoti naujus dokumentus pagal sistemoje esančius duomenis.

Įvedus pagrindinę informaciją, sistema gali padėti paruošti:

• įsakymus;

• darbo sutarčių dokumentus;

• priėmimo į darbą dokumentus;

• sutarčių dokumentus;

• kitus įmonėje naudojamus dokumentus pagal paruoštus šablonus.

Tai sumažina rankinio teksto kopijavimo, duomenų perrašymo ir klaidų tikimybę. Darbuotojui nereikia kiekvieną kartą kurti dokumento nuo nulio – dalį informacijos sistema gali paimti iš jau užregistruotų klientų, darbuotojų, projektų ar užsakymų duomenų.

Integracija su kitais AIVA moduliais

Dokumentų valdymas statybos įmonėje neturėtų būti atskiras nuo projektų, CRM, sutarčių ar darbų valdymo.

Naudojant AIVA dokumentų valdymo modulį kartu su kitais AIVA sistemos moduliais, dokumentai gali būti susieti su:

• klientais;

• konkursais ir paklausimais;

• komerciniais pasiūlymais;

• sutartimis;

• projektais;

• objektais;

• atsakingais darbuotojais;

• darbų užduotimis;

• atliktų darbų aktais;

• sąskaitomis.

Todėl darbuotojams lengviau rasti visą su projektu susijusią informaciją vienoje vietoje, o vadovams – kontroliuoti, kaip vyksta dokumentų ir su jais susijusių užduočių vykdymas.

Nauda statybos įmonei

Įdiegus AIVA dokumentų valdymo sistemą, statybos įmonė gali sumažinti administracinį darbą ir pagerinti dokumentų kontrolę.

Pagrindinė nauda:

• visi svarbūs dokumentai registruojami vienoje sistemoje;

• dokumentus galima greitai rasti pagal įvairius paieškos kriterijus;

• sumažėja rizika pamesti dokumentus arba laikyti juos tik darbuotojų kompiuteriuose;

• aiškiai matoma, kuris darbuotojas atsakingas už dokumento vykdymą;

• darbuotojai gauna užduotis ir terminus;

• vadovas gali kontroliuoti, kurie dokumentai įvykdyti, o kurie dar laukia veiksmų;

• sistema primena apie artėjančius terminus;

• galima automatizuoti dažnai ruošiamų dokumentų formavimą;

• mažėja rankinio duomenų perrašymo ir klaidų skaičius;

• dokumentai susiejami su projektais, klientais ir objektais;

• lengviau užtikrinti tvarkingą dokumentų archyvavimą pagal registrus ir bylas.

Kodėl tai aktualu būtent statybos įmonėms?

Statybos įmonėse dokumentų kiekis dažnai yra didesnis nei daugelyje kitų verslų, nes kiekvienas projektas turi savo sutartis, sąmatas, aktus, raštus, įsakymus, subrangos dokumentus, tiekimo sutartis, darbuotojų paskyrimus ir kitą dokumentaciją.

Kuo daugiau objektų įmonė vykdo vienu metu, tuo svarbiau turėti vieningą dokumentų registracijos ir paieškos sistemą.

AIVA dokumentų valdymo sistema padeda išvengti situacijų, kai dokumentų reikia ieškoti pas konkretų darbuotoją, el. pašte, kompiuterio kataloge ar popieriniame segtuve.

Vietoje to dokumentai registruojami ir saugomi centralizuotai, o su jais susijusios užduotys perduodamos atsakingiems darbuotojams per sistemą.

Susisiekime

Norite greičiau rasti dokumentus ir geriau kontroliuoti jų vykdymo terminus?

AIVA dokumentų valdymo sistema gali būti diegiama kaip atskiras modulis arba kartu su kitais AIVA STATYBA projektų valdymo moduliais.

Susisiekite su mumis – parodysime, kaip dokumentų registracija, paieška, užduočių perdavimas ir terminų kontrolė gali veikti jūsų įmonėje.